Bedrijfsvoering

De basis van de rechtmatigheidsverantwoording is een door het college vastgesteld organisatiebreed controleplan over 2021. Deze is door de functionaris verbijzonderde interne controle (VIC) tot uitvoering
gebracht. Hierbij heeft tussentijds overleg plaatsgevonden met de externe accountant, zodat de werkzaamheden ook optimaal bruikbaar zijn voor de externe accountantscontrole.

De kaders voor de rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in het controleprotocol en bijbehorend normenkader. Deze zijn formeel vastgesteld door de raad op 26 november 2021. Hierin is ook de rapporteringsgrens vastgesteld op € 250.000.  

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden (kadernota rechtmatigheid 2022).

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)

Door middel van controle kan gesignaleerd worden of er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik. De
interne beheersing richt zich op het toetsen van de door de belanghebbenden verstrekte gegevens. De afdeling die bepaalde regelgeving uitvoert, dient te beoordelen of en in hoeverre de door derden versterkte gegevens voldoende betrouwbaar zijn. Dit soort beoordelingen moeten deel uitmaken van de werkprocessen. Bij het uitvoeren van het organisatiebrede controleplan is vastgesteld dat voor de meest risicovolle processen
(subsidieverstrekking & sociale uitkeringen) voldoende beheersmaatregelen aanwezig zijn binnen de processen
om M&O tegen te gaan. Daarnaast is op basis van deelwaarnemingen vastgesteld dat deze maatregelen ook
worden uitgevoerd.

Niet naleven wetgeving

Bij de interne controle is het voorwaardecriterium getoetst voor de relevante financiële beheershandelingen.
Hierbij is voor de op basis van risicoanalyse geselecteerde transacties vastgesteld dat transacties in
overeenstemming met het normenkader tot stand zijn gekomen en de verantwoorde bedragen rechtmatig zijn.
Bij de uitgevoerde controles op het voorwaardecriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd op het gebied
van Europese aanbesteding. Het totaalbedrag van bestedingen in 2021 van onrechtmatig aanbestede
contracten, bedraagt € 663.000. De belangrijkste onrechtmatigheden waren vooraf al bekend, en hebben
betrekking op de contracten met leveranciers voor verschillende softwarepakketten. Het rechtmatig
aanbesteden van deze software is gelet op de impact voor de organisatie en de inspanning die noodzakelijk is
voor het aanbestedingstraject, tot op heden nog niet gelukt. Hieronder in de subparagraaf 'verbeterplan' is
beschreven welke maatregelen de gemeente tot op heden heeft genomen en voornemens is te nemen om de
onrechtmatigheden op te lossen en te voorkomen.

Begrotingsonrechtmatigheden

Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de
toelichting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) wordt de begrotingsrechtmatigheid als volgt omschreven:

“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de Raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, evenals het begrotingsjaar van belang zijn.”

Binnen dit kader is een aantal verschillende soorten begrotingsoverschrijdingen te onderscheiden. Bij de
toetsing van begrotingsafwijkingen tellen niet alle overschrijdingen mee voor het accountantsoordeel. In de
tabel aan het einde van dit hoofdstuk is weergegeven op welke programma's sprake is van een overschrijding.
Bij elke overschrijding is aangegeven (indien mogelijk) wat hoofdzakelijk de oorzaak is van de overschrijding en
aangegeven of deze wel of niet meetelt voor het accountantsoordeel.

Binnen het sociaal domein wordt de zorg in natura bij WMO en Jeugd verricht door diverse leveranciers. Deze
leveranciers leggen jaarlijks verantwoording af aan de gemeente over de geleverde prestaties. De externe accountant van de leverancier controleert in veel gevallen deze verantwoording en geeft hierbij een controleverklaring af. Dit is voor de gemeente momenteel het enige controlemiddel ten aanzien van prestatielevering. Kleinere leveranciers zijn in veel gevallen echter niet controleplichtig, waardoor voor deze zaken geen controleverklaring op te leveren is. Momenteel is er binnen de gemeente zelf geen beleid omtrent
het zelfstandig controleren van prestatielevering. De activiteiten die wel plaatsvinden (bijv. enquête) geven te weinig zekerheid op klant en leveranciersniveau, maar zijn slechts indicatief voor het grotere geheel. Door de
diversiteit aan contractafspraken, is het ook lastig om hier beleid op te formuleren, dat uitvoerbaar is en waarvan de te leveren inspanning in verhouding staat tot het risico. Tot op heden heeft de gemeente de
onzekerheden geaccepteerd. We hopen in de toekomst met data-analyse meer risico-gerichte benadering te
kunnen hanteren voor de controle op dit soort aspecten. Het totaal van de verantwoorde lasten, waaraan geen productieverklaring of andersoortig controlebewijs voor kan worden aangeleverd bedraagt in 2021 € 1,9 mln. (2020: € 1.8 mln.)

Verbeterplan

De hierboven beschreven geconstateerde afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid zijn niet onverwacht.
De externe accountant heeft tot en met boekjaar 2019 een beperking op rechtmatigheid afgegeven, in verband
met de aanbestedingsonrechtmatigheid. Begrotingsoverschrijdingen zijn vaak het gevolg van omstandigheden
die zich pas na afsluiting van een boekjaar voordoen. De onzekerheden met betrekking tot rechtmatigheid
binnen het sociaal domein, hangen samen met de problematiek rondom prestatielevering, daar waar de
gemeente puur als financier functioneert.

Ten aanzien van aanbestedingsonrechtmatigheid heeft het college al de nodige stappen gezet de afgelopen
jaren. Zo is een aparte sectie inkoop opgezet, die initieel volledig werd bezet door externe medewerkers. Deze
hebben een start gemaakt met een inhaalslag op de aanbestedingen, waardoor de totale onrechtmatigheid is
gezakt tot beneden de 1% Dit is de grens die in het normenkader is gesteld. De afdeling is inmiddels volledig
door eigen medewerkers bezet. Voor aanbestedingen zijn vaste procedures opgezet en er is binnen de
organisatie meer draagvlak voor Europees aanbesteden gecreëerd. Voor de nog onrechtmatige contracten zijn
concrete plannen aanwezig, waarbij deze contracten naar verwachting met ingang vanaf 1 januari 2024 ook op
de juiste wijze zullen zijn aanbesteed. Om de aanbestedingsrechtmatigheid in de toekomst te kunnen blijven
borgen, wordt gewerkt met een aanbestedingskalender. Het implementeren van een organisatiebreed contractenregister is door omstandigheden nog niet gebeurd, maar is een van de topprioriteiten van de
afdeling inkoop. De wens is er om dit per 1 januari 2023 operationeel te hebben, echter mogelijk wordt dit
gezamenlijk opgepakt met de aanbesteding van de financiële administratie, waardoor het een jaar later operationeel zal zijn.

Ten aanzien van begrotingsonrechtmatigheid wordt vanaf 2021 gewerkt met periode-afsluitingen, waarbij ook
een tussentijdse managementrapportage wordt opgesteld. Op basis van deze rapportage wordt de uitputting
van de begroting tussentijds gemonitord en kunnen eventuele overschrijdingen tijdig worden voorzien of
gesignaleerd. In dit proces is ook aandacht voor verstrekte kredieten en de uitputting hiervan. De samenwerking binnen financieel beheer en financieel beleid is afgelopen jaar verder versterkt, wat ook het
risico op begrotingsonrechtmatigheid verkleint. Een van de onderdelen die nog aandacht behoeft is het budgetbeheer binnen de afdelingen. Deze rol wordt momenteel op een relatief informele wijze vervuld, en zou
wat formalistischer ingestoken kunnen worden om het risico verder terug te dringen. De prestatielevering binnen het sociaal domein staat in 2022 geagendeerd om hier beleid voor te vormen. Verkennende gesprekken hebben reeds plaatsgevonden, echter het blijft lastig om als gemeente zicht te hebben op de prestaties die de leveranciers aan de burgers leveren.

Fraude

In het controleplan is sprake van een passieve onderzoeksplicht met betrekking tot fraude. Dit houdt in dat niet
wordt gezocht naar fraude, maar indien sprake is van aanwijzingen tot fraude, deze nader onderzocht moeten
worden. In de gemeentebrede risico-analyse die in het kader van het controleplan is uitgevoerd, is indirect ook
aandacht besteed aan frauderisico's. Hierbij is niet alleen aandacht geweest voor het risico op fraude door
derden zoals hierboven beschreven bij M&O, maar ook voor frauderisico's door één of meerdere personen
binnen de gemeente zelf.

Binnen de processen zijn voldoende maatregelen aanwezig om materiële fraudes te voorkomen dan wel te
detecteren. In 2021 zijn bij de controle daarnaast geen aanwijzingen voor fraude gevonden.

Concern control heeft het voornemen om in 2022 een frauderisicoanalyse vanuit de organisatie zelf op te
stellen, waardoor dit meer gaat leven in de organisatie en ook onderwerp van gesprek kan worden.