Bedrijfsvoering

2021 is wederom een jaar geworden waarin de aanwezigheid van het coronavirus haar invloed heeft doen gelden op onze gemeentelijke samenleving. En ook impact heeft gehad op de organisatie, haar doorontwikkeling en de bedrijfsvoering. Het is ook een periode geweest die ons tijd heeft gegeven onze ambities rond personeel en organisatie te herijken. En straks de periode na corona te gaan bepalen. Daarbij wordt vanzelfsprekend gekeken naar in- en externe ontwikkelingen. En die zijn er genoeg. We hebben als organisatie te maken met continue veranderingen door wijzigingen in  het takenpakket van de gemeentelijke overheid en met verdergaande digitaliseringsmogelijkheden. Dit heeft direct effect op de organisatie van ons werk en de inhoud van functies. Als organisatie willen we dat onze medewerkers hier in kunnen en willen meebewegen.
De omgeving waarin wij als gemeente werkzaam zijn is complex. Al die maatschappelijke vraagstukken vragen om een passende werkwijze en organisatie en een integrale effectieve samenwerking met inwoners en maatschappelijke partners. Wanneer is iets een opgave, hoe pakken we die effectief op, met wie en vanuit welke rol? Hoe hou je hier grip op de opgaven die van meerdere kanten op de gemeente afkomen? Hoe zorg je voor integraliteit en hoe stuur je daarop zonder financieel uit de pas te lopen?
Voor wat betreft organisatieontwikkeling lag in 2021 dan ook het accent op verdergaande digitalisering van lopende processen, maar ook het oppakken van nieuwe werkprocessen, het verder samenvoegen van functies die elkaar kunnen versterken, het ontwikkelen van teamleiderschap, en in combinatie met het organiseren van een beheersbare span of control van teams. Ook het versterken van het functioneel beheer en de doorontwikkeling van die functie binnen de organisatie is daarbij een voorbeeld van de visie voor de organisatieontwikkeling voor de komende jaren.

Corona en invloed op de bedrijfsvoering

Door de nog immer aanwezige maatregelen rond het coronavirus werkt een groot deel van de medewerkers al enige tijd vanuit huis. Dit zorgt voor een uitdagende situatie om alle bedrijfsvoering te kunnen blijven continueren. Structuren, procedures, werkwijzen zijn gewijzigd, en er wordt voortgeborduurd op een nieuwe manier van (hybride) werken. De achterliggende periode vertelt ons steeds meer over hoe zinvol de processen en de structuren waren waar we altijd aan vast hebben gehouden. En wat goed ging zoveel als mogelijk dan behouden, en wat met de huidige ervaringen beter kan, dan met elkaar combineren, en het organisatiehuis daarop afstemmen. Thuiswerken behoort voor veel medewerkers tot de “dagelijkse gang van zaken” en voordelen daarvan worden algemeen erkend. Toch kent thuiswerken ook een keerzijde. Zoals het missen van intermenselijke relaties, vervagen van grenzen werk en privé en het opbrengen van voldoende zelfdiscipline. Dit vraagt om daarop af te stemmen afspraken en activiteiten, die medewerkers en leiding kunnen faciliteren verstandige keuzes te maken.

In-, door- en uitstroom

2021 heeft een behoorlijk personeelsverloop laten zien, waaronder door pensionering. De vergrijzing van het personeelsbestand is al langer bekend. De gemeente heeft zo goed als mogelijk in de vacatures weten te voorzien. Maar weet inmiddels ook, dat de arbeidsmarkt krap is. En zeker op specialistische functies. Dat dwingt de gemeente om creatief na te denken over het aantrekken en behouden van goed personeel. En voor zover dat nodig is ook om nog extern in te huren om specialisme in huis te halen en moeilijk vervulbare functies tijdelijk in te kunnen vullen. De prognose is dat het aantrekken van goed opgeleid personeel en van specialistische functies ook na 2021 moeilijk zal blijven. Door de krappe arbeidsmarkt zien onze medewerkers bovendien ook kansen om hun loopbaan elders voort te zetten. Wat dan ook een ander aandachtspunt is geweest voor wat betreft de uitstroom in 2021.
Om ondanks het verloop voldoende geschikt personeel te houden en te vinden om de ambities van de gemeente waar te maken, is creatieve inzet van wervingskanalen en -methodieken nodig. Maar minstens zo belangrijk is het dat we als werkgever aantrekkelijk blijven. O.a. door te investeren in arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden, loopbaanontwikkeling, leiderschapsontwikkeling en werkgeluk in het algemeen. Met daarbij aandacht voor de juiste balans en de juiste persoon op de juiste plek.      

Mobiliteit en talentonwikkeling

Door corona was het nodig ‘om te denken’. In eerste instantie is de prioriteit gelegd bij het nadenken hoe medewerkers gesteund en ondersteund kunnen worden in de thuiswerksituatie. Mobiliteit en talent-ontwikkeling hebben door corona en daarop getroffen maatregelen minder aandacht gekregen. Opleidings- en trainingsinstituten hebben moeite gehad om de overgang van klassikaal naar digitaal te maken, en zonder daarbij af te doen aan kwaliteit. Veel opleidingen konden daardoor (ook) in 2021 geen doorgang vinden. En moesten lesmethoden worden aangepast. Als straks weer meer mogelijk is zal op de mobiliteit en talentontwikkeling een inhaalslag worden gemaakt.

Gezondheid en vitaliteit

In 2021 is ook de nodige aandacht uitgegaan naar gezondheid en vitaliteit. Door omstandigheden ingegeven heeft de gemeente de adviezen opgevolgd van o.a. de Rijksoverheid om zoveel als mogelijk reisbewegingen te beperken, thuis te werken en medewerkers bij de getroffen maatregelen te faciliteren. Onder meer door arbo-proof materiaal vanuit de bedrijfslokatie uit te lenen en zo mee te werken aan een verantwoorde thuiswerkplek. Ook heeft de gemeente het blijven bewegen gestimuleerd, ondermeer door de invoering van een Regeling bedrijfssporten voor de gemeentelijke medewerkers. Daarnaast zijn in 2021 enkele Risico Inventarisatie en Evaluatie’s (RIE’s) uitgevoerd, waarvan de uitkomsten ondermeer zijn vertaald in een plan van aanpak. Die onderzoeken hebben de gemeente geactualiseerde inzichten gegeven in verbeter-, aandachts- en actiepunten rond veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers op een aantal bedrijfslokaties en taakonderdelen van de gemeente, waaronder:

• Kantoorpanden Stadskantoor en locatie Mgr. C. Veermanlaan 1F;
• Openbare Werken, Gemeentewerf Volendam en Oosthuizen;
• Groenvoorziening;
• Lokaties Centrum Jeugd en Gezin, Wijksteunpunt Edam en Zeestraat.

Het ziekteverzuimpercentage over 2021 is voor de gemeentelijke organisatie uitgekomen op 4,53%. Dit percentage komt min of meer overeen met het landelijk gemiddelde 2021. Het verzuim in 2021 verschilde sterk per sector. En ook qua cijfers per kwartaal. Zo kwam het verzuim in de gezondheids- en welzijnszorg uit op ruim 6% over 2021, met pieken in o.a. het laatste kwartaal 2021 (ruim 7%). Wat met name te verklaren is door de impact van het coronavirus in die sector, en ook vertaald naar een hogere werkdruk, werkstress en uitval.

Personeelsplanning en externe inhuur

De feitelijke ambtelijke bezetting binnen de organisatie per 31-12-2021 (295,4 fte) is 12,2 fte lager uitgevallen ten opzichte van de voor 2021 geraamde primitieve formatie (307,6 fte). Hiervoor is al toegelicht, dat in 2021 sprake is geweest van een hogere uitstroom dan gemiddeld. O.a. door pensionering en carrierestappen van medewerkers. Door een krappe arbeidsmarkt voor specialistische functies, waaronder functies binnen het sociaal domein en ruimtelijke ontwikkeling, waren per 31-12-2021 nog tal van functies en daarmee formatie, vacant. In 2021 is dan ook wederom een beroep gedaan op externe inlening om in diverse vacatures en werkzaamheden tijdelijk te kunnen voorzien. En ook om in geval van personele frictie de bedrijfsvoering te kunnen laten doorgaan. Waarbij dan ondertussen diverse wervingskanalen zijn ingezet om toch binnen redelijke termijn geschikte medewerkers structureel aan te kunnen trekken voor de organisatie.

De externe inlening, als belangrijk instrument binnen de zgn. flexibele schil, is dan opnieuw een toegevoegde waarde gebleken binnen de personeelsplanning. En voor het realiseren van de ambities binnen de programma-begroting en organisatiedoelen. Deze inzet is dan o.a. afhankelijk van het verder kunnen invullen van lopende vacatures, het actuele werkaanbod en te verwachten ontwikkelingen in 2022. Waaronder de uitwerking straks van het coalitieakkoord van de nieuw gevormde regering, het lokale ambitieniveau en daarop af te stemmen organisatiedoelen, en nog onvoorziene omstandigheden. Waarin dan de impact van het coronavirus na 2021 ook nog een rol van betekenis zal spelen.

Personeelsomvang

Het verschil tussen de voor het begrotingsjaar 2021 geraamde formatie en werkelijke bezetting per 31-12-2021 is 12,2 fte. Aan het eind van het boekjaar 2021 waren diverse vacatures nog niet ingevuld. Enkele van deze vacatures bleken moeilijk vervulbaar in 2021. Of konden pas met een financiële dekking worden ingevuld vanaf het begrotingsjaar 2022. Dit laatste betrof dan de extra beschikbaar gestelde formatie ten behoeve van functioneel beheer (afdeling Bedrijfsvoering).
Om toch nog in 2021 invulling te kunnen geven aan noodzakelijk bevonden werkzaamheden binnen de vacante formatie is extra bezetting ingeleend. Een deel daarvan is ingezet voor de extra ondersteuning t.b.v. de getroffen coronamaatregelen. In het algemeen is ingezet op een externe inlening om het reguliere werkaanbod op te kunnen vangen.  Ook is ingespeeld op gevoelde behoeften ten aanzien van o.a. gewenste expertise, tijdelijkheid van specifiek werkaanbod, ondersteunende diensten en het opvangen van personele frictie.

De flexibele schil biedt de gemeente de gelegenheid haar vaste formatie en bezetting af te stemmen op een voor de toekomst gewenste invulling van een wendbare organisatie. En waarbij het hybride werken ook haar invloed zal doen gelden. Een flexibele schil ondersteunt de organisatie daarbij. Het biedt de organisatie de kans haar beoogde verbeteringsprocessen, en o.a. gericht op meer efficiëntie en effectiviteit, verder te realiseren. En onder een gelijktijdige invulling van het bestuurlijk ambitieniveau en continuering van bedrijfsprocessen.

Een flexibele schil met externe inlening heeft in 2021 hogere lasten met zich meegebracht dan ten opzichte van een formatie personele bezetting. Gelet op de huidige krappe arbeidsmarkt, moeilijk vervulbare functies en het verwachte natuurlijk personeelsverloop de komende tijd, zal dat scenario naar verwachting ook in 2022 zich herhalen. Ook in 2021 is dan weer gebleken, dat de flexibele schil een onmisbaar instrument is om afgesproken organisatiedoelen te kunnen realiseren. De flexibele inzet met externe inlening is in 2021 deels gefinancierd vanuit vacatureruimte in 2021. In de raming personele uitgaven 2021 was een opslag van 3% opgenomen voor een in 2021 verwachte nieuwe cao. Uiteindelijk is die cao gemeenten (en met een looptijd van 2 jaar, gerekend vanaf 1 januari 2021) pas gerealiseerd en geëffectueerd in januari 2022. De beloningsafspraken in deze cao komen dan pas in het boekjaar 2022 tot uitdrukking. Een bijkomstig gevolg van de hiervoor toegepaste opslag in de personele begroting 2021 is dan ook een uiteindelijke onderbesteding geweest op de regulier geraamde personele uitgaven 2021. De uitkomst daarvan is voor een deel dan een onderdeel van de dekking van de uitgaven externe inlening 2021.  

De realisatie per 31-12-2021 met betrekking tot het actief ambtelijk personeel en bestuur (exclusief externe inlening) laat een onderbesteding zien ten opzichte van de primitieve raming personele uitgaven 2021 van € 2.166.913,-. Deze onderbesteding is met name toe te rekenen aan een niet tijdig gerealiseerde cao gemeenten 2021, niet ingevulde vacatureruimte in 2021 en ook nog een latere invulling vacatureruimte gedurende het jaar 2021.
Voor wat betreft de uitgaven externe inlening over het boekjaar 2021 is binnen de jaarrekeningstaat personele uitgaven een bedrag verantwoord van € 1.244.200,-. De dekking voor die uitgaven wordt gevonden door de hiervoor genoemde onderbesteding op de raming personele uitgaven en formatie, en het standaard budget inlening personeel voor frictie van € 250.000,-. Het bedrag van € 1.244.200,- is exclusief de kosten van externe inlening verbonden aan enkele projecten waarvoor een afzonderlijke dekking in de (programma)begroting is aangewezen.

In de begroting 2021 was ook een taakstelling op de formatie opgenomen. Deze taakstelling is dan in ieder geval behaald door de hiervoor vermelde omstandigheden rond vacatureruimte en cao gemeenten.

Vacatureruimte

Vanaf het begrotingsjaar 2022 wordt verder invulling gegeven aan de noodzakelijke invulling van nog vacante formatieruimte. Die invulling richt zich dan op de continuering bedrijfsvoering en de voorgestane organisatieontwikkeling. Een ontwikkeling afgestemd op de ambities, missie/visie en kernwaarden van de gemeente. En vertaald vanuit de (meerjaren-) programmabegroting. Een belangrijk aandachtspunt voor de komende jaren blijft de verwachte natuurlijke uitstroom van medewerkers, en daarmee van kennis en ervaring. Maar ook met een focus op het ontstaan van nieuwe functies door een veranderend werkaanbod en ontwikkelingen vanuit de samenleving.

De arbeidsmarkt staat onder druk. Dat merken ook overheden bij het aantrekken van nieuw personeel. En met name voor functies met een specialistisch karakter, en qua kennis en ervaring. Er ligt een focus op het aantrekken van jongere medewerkers die zich verder kunnen ontwikkelen en kunnen doorgroeien. En die waar mogelijk te zijner tijd kunnen instromen in functies die door natuurlijk verloop vrijkomen. De gemeentelijke organisatie kent een toenemende vergrijzing. De gemiddelde leeftijd van de medewerker gemeente Edam-Volendam is rond de 48 jaar. Die vergrijzing in combinatie met de druk op de arbeidsmarkt en de hiervoor al geschetste organisatie- en maatschappelijke ontwikkelingen vraagt de komende jaren om pro actief regie te nemen en te houden. Een regie met o.a. een blijvende focus op strategische personeelsplanning. Te weten: het voorbereiden, vormgeven en implementeren van strategisch beleid rond de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. 

Inhuurkosten                                                                                                                                                                                                                                                                                           Een onderdeel van de bedrijfsvoering betreft de inzet, en daarmee het kostenonderdeel externe inlening. Deze inlening is onderdeel van de zgn. flexibele schil binnen de personele bezetting. Er wordt naar gestreefd om de uitgaven rond externe inlening zoveel als mogelijk beperkt te houden binnen de afspraken. Daarbij wordt altijd eerst gekeken naar mogelijke interne oplossingen, alvorens extern ingehuurd wordt. Waar nodig wordt er ingehuurd als tijdelijke invulling op projecten als de gemeente zelf niet over o.a. daarvoor benodigde specialistische kennis beschikt.

Zoals hiervoor al is aangegeven wordt bij de inzet van inhuurkrachten onderscheid gemaakt tussen inhuur ten laste van vacante formatieruimte enerzijds en inhuur voor de realisatie van specifieke projecten anderzijds. De eerste betreft feitelijk de vervanging in verband met vacatures of bijvoorbeeld de voorziening in personele frictie, waaronder ziekte/arbeidsongeschiktheid. Dekking hiervan wordt zoveel mogelijk gevonden in de aanwezige onderbesteding van het salarisbudget. Voor de tweede soort inhuur zijn specifieke exploitatiebudgetten of investeringsbudgetten beschikbaar.

Jaarlijkse aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen

In de begroting 2021 en de daaraan gekoppelde meerjarenraming zijn verplichtingen opgenomen, die voortvloeien uit pensioenen wethouders en weduwen gewezen wethouders, en werkgeverslasten overige post actieven. Voor de vakantiedagen wordt uitgegaan van een jaarlijks gelijkmatige opname. Voor 2021 zijn de volgende uitgaven gerealiseerd.