Het is belangrijk dat het management en bestuur steeds beter in positie komt en dat (interne) sturing en verantwoording blijvend worden versterkt. Hiertoe zijn in eerdere begrotingen diverse speerpunten benoemd waar aan gewerkt is.
Wij streven naar operational excellence. Wij vinden het belangrijk de komende jaren de ‘basis op orde’ te brengen en door te ontwikkelen. Hiertoe zijn in 2021 verdere verbeteringen doorgevoerd en/of in gang gezet.
Dit betreft:
- Periodeafsluitingen
- Monitor verbetering interne processen
- Financiële voortgang op projecten
- Nota reserves en voorzieningen
- Financiële verordening
- Aanbesteding financieel pakket
Periode-afsluitingen
Binnen de financiële administratie wordt sinds dit jaar gewerkt met periode afsluitingen, inclusief een tussentijdse managementrapportage. Hierdoor vindt tussentijds meer controle plaats op zowel de uitputting van de begroting als op de diverse balansrekeningen, waaronder tussenrekeningen. Hierdoor is minder sprake van verrassingen bij de jaarafsluiting en kan beter worden geanticipeerd op tussentijdse ontwikkelingen. Ook is er hierdoor frequenter contact met de vakafdelingen en de financieel adviseurs en komt het de algehele samenwerking ten goede evenals de bestuurlijke rapportages zoals Zomernota en Winternota.
Monitor verbetering interne processen
In 2021 is een digitale monitor ontwikkeld, waarin de aanbevelingen op de verschillende processen worden verzameld en waarin de follow-up op deze aanbevelingen kan worden uitgezet en gemonitord in de organisatie. De monitor is ingericht op procesniveau, waardoor aanbevelingen vanuit verschillende invalshoeken samengevoegd kunnen worden in één overzicht voor de gehele gemeente. De aanbevelingen komen vooralsnog voort uit Accountantsrapporten, Toezichthouders en Interne Controle. Dit biedt structuur en overzicht. De monitor zal periodiek worden geüpdatet om de ontwikkelingen te volgen.
Financiële voortgang op projecten
Met de komst van de functie van programmamanager, zijn de ruimtelijke projecten procesmatig beter georganiseerd. In 2021 is ook de financiële kant van dit proces verbeterd. De urenregistratie op projecten wordt inmiddels per maand afgesloten en doorbelast aan de projecten. Daarnaast vindt periodiek afstemming plaats tussen projectteams en het team financiën en is het verloop van de kosten nu ook onderdeel geworden van de projectenrapportages. Hierdoor is het mogelijk om tijdig af of bij te ramen op projecten, wat in de winternota 2021 voor het eerst heeft plaatsgevonden.
Nota reserves en voorzieningen
In 2021 is de nota reserves & voorzieningen herzien en vastgesteld. Hierbij is het aantal reserves sterk teruggedrongen en zijn de kapitaallastenreserves samengevoegd. Daarnaast is het beleid ten aanzien van het vormen en inzetten van reserves aangescherpt. De herziening heeft geleid tot een eenmalige vrijval van bestemmingsreserves ad € 1,3 mln. ten gunste van de algemene reserve.
In de nota reserves en voorzieningen is ook beschreven dat de onderhoudsreserves omgezet moeten worden in onderhoudsvoorzieningen. In de eerste helft van 2022 zal een plan van aanpak opgesteld worden, over de wijze waarop dit per 1 januari 2024 effectief zal kunnen worden. Het is hierbij van belang dat vanuit de verschillende beleidsterreinen een uniforme aanpak wordt gehanteerd .
Financiële verordening
In 2021 is de financiële verordening herzien en vastgesteld. Hierbij is de verordening in lijn gebracht met het model dat vanuit de VNG wordt voorgeschreven. De verordening voorziet in een aantal aanvullende normen die in de loop der jaren vanuit wet- en regelgeving verplicht werd gesteld danwel werden aanbevolen. De nieuwe verordening heeft geen grote gevolgen voor de begroting of de jaarrekening, met uitzondering van het onderscheid tussen incidentele en structurele baten en lasten. Dit zal in 2022 nader moeten worden uitgewerkt.
Aanbesteding financieel pakket
Eind 2021 is een aanvang gemaakt met de aanbestedingsprocedure voor een nieuw financieel pakket. het huidige contract loopt al jaren en wordt telkens onderhands verlengd waardoor dit onrechtmatig is. Het contract zal met een Europese aanbestedingsprocedure opnieuw worden aanbesteed. Gezien dit een key-applicatie betreft voor de gemeente, is het van belang dat dit proces zorgvuldig wordt doorlopen. Het streven is om het nieuwe contract per 1 januari 2024 te laten ingaan, na een ruime implementatiefase.